¿Qué pretende el borrador del Real Decreto y sobre qué artículos del Estatuto se apoya?
El proyecto desarrolla los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, buscando que el registro refleje la jornada laboral real —no la teórica— de forma objetiva, fiable y accesible. El objetivo declarado es eliminar registros informales (papel, Excel sin control) y establecer sistemas verificables que permitan a la Inspección y a la representación laboral acceder con facilidad.
Los tres pilares que definen el nuevo modelo
- Objetividad: datos imparciales y sin posibilidad de manipulación.
- Fiabilidad: toda modificación deja huella y autoría trazable.
- Accesibilidad: acceso sencillo para trabajador, representación e inspección.
Si tu empresa usa plantillas en papel o sistemas sin control de cambios, quedará fuera de cumplimiento cuando entre en vigor.
Registro obligatorio mediante medios digitales: ¿qué significa realmente?
El borrador exige que el registro se haga por medios digitales accesibles desde el centro de trabajo. Se admite un sistema alternativo solo si está avalado por un informe técnico que garantice autenticidad y resistencia a manipulaciones. No vale «una app cualquiera»: el sistema debe demostrar trazabilidad, inalterabilidad y capacidad de auditoría.
Contenido mínimo que debe recoger el registro
Según el texto, el registro deberá incluir, como mínimo:
- Inicio y fin de jornada con hora y minuto exactos.
- Pausas registradas con hora y minuto.
- Trabajo presencial o a distancia.
- Horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Tiempos de espera y disponibilidad, interrupciones de desconexión digital y totales diarios/mensuales.
- Identificación y autoría de cada modificación.
Atención: las pausas pasan a ser registrables; si la empresa no controla interrupciones y tiempos a disposición, la Inspección podrá recalcular horas y reclamar cotizaciones.
¿Cómo deben realizarse los asientos y quién debe fichar?
El borrador contiene reglas estrictas: el registro debe hacerlo personalmente la persona trabajadora y de forma inmediata. Cualquier cambio exige autorización de empresa y trabajador y debe quedar registrado. Queda prohibido el fichaje «a posteriori» o por terceros (por ejemplo, que un mando introduzca el fichaje). En caso de incidencia técnica, podrá usarse otro medio provisional, pero después deberá volcarse al sistema digital.
Protección de datos: límites y obligaciones
El registro debe cumplir el RGPD aplicando criterios de minimización, necesidad y proporcionalidad. Está prohibido incluir datos personales no necesarios (DNI, domicilio) y se exige anonimización cuando intervengan terceros por conciliación o flexibilidad. El trabajador deberá poder consultar y obtener copia en cualquier momento; además, la empresa facilitará un resumen mensual junto a la nómina.
Protocolos internos y formación: lo que tendrás que documentar
El artículo 7 del borrador obliga a elaborar un protocolo de organización del registro. Debe:
- Definir cómo se registran asientos y cambios.
- Limitar qué datos se recogen y por qué.
- Incorporar evaluación periódica del sistema.
- Contar con la participación de la representación legal.
- Formar a mandos y plantilla (la formación será tiempo de trabajo).
En la práctica, no bastará con “tener un sistema”: será obligatorio un paquete documental trazable y actualizado.
Subcontratas, ETT y casos especiales
El borrador regula expresamente situaciones complejas: en el caso de las ETT, la obligación corresponderá a la empresa usuaria; en subcontratas, debe garantizarse el registro en el centro de trabajo; y las actividades con normas específicas se adaptarán en lo no incompatible. Las empresas multiservicio y contratas deberán revisar contratos y responsabilidades, porque la Inspección podrá exigir registro tanto en origen como en destino.
Conservación, acceso y plazos
Los registros deberán conservarse durante 4 años y estar disponibles en el centro de trabajo o accesibles desde él. Guardarlos «en la nube» sin acceso inmediato no cumplirá el requisito: la Inspección exigirá consulta instantánea. También se prevé acceso de representación y de la Inspección, tanto de modo presencial como remoto.
¿Qué puede cambiar antes de su publicación en el BOE?
El texto está en información pública y puede sufrir modificaciones. Entre los aspectos que podrían variar están los requisitos técnicos detallados, posibles plazos de implantación para microempresas y excepciones puntuales. Sin embargo, el enfoque general —digitalizar la jornada laboral y reforzar la trazabilidad— parece consolidado.
Recomendaciones prácticas para tu empresa (actúa ya)
Te proponemos un plan práctico y priorizado:
- Revisar el sistema actual: ¿cumple objetividad, trazabilidad y acceso inmediato?
- Preparar el protocolo interno (art.7): documentación, responsabilidades y evaluación periódica.
- Elegir soluciones tecnológicas que permitan huella de auditoría y exportación de informes.
- Formar a mandos y plantilla (la formación es tiempo de trabajo y debe documentarse).
- Revisar contratos con subcontratas y ETT para definir responsabilidades por escrito.
A modo de resumen comparativo, aquí tienes una tabla con acciones inmediatas y su prioridad:
| Acción | Prioridad | Plazo sugerido |
|---|---|---|
| Auditoría del sistema actual | Alta | 1 mes |
| Seleccionar solución para digitalizar registro | Alta | 1-2 meses |
| Redactar protocolo y formar equipos | Media | 2 meses |
| Revisar contratos con ETT/subcontratas | Media | 2-3 meses |
¿Necesitas ayuda para implantar el nuevo modelo?
Si tienes dudas sobre cómo digitalizar el registro de jornada, elegir un proveedor fiable o redactar el protocolo exigido, en 347 Asesores te ayudamos a preparar todo el paquete: auditoría técnica, elección de software, documentación y formación. Cada empresa tiene su realidad; por eso conviene actuar con planificación y criterio.
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