La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya tiene un calendario concreto de implantación. Tras meses de espera para conocer los detalles técnicos del sistema, la publicación de la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, supone un paso decisivo para avanzar hacia un modelo de facturación digital más conectado y trazable.
Para las empresas y los autónomos, esta novedad tiene una consecuencia importante: comienza la cuenta atrás para adaptar sus sistemas de facturación a las nuevas exigencias. Aunque todavía existe margen para organizar la transición, conviene conocer las fechas, revisar los programas que se utilizan actualmente y valorar qué cambios serán necesarios en la gestión diaria del negocio.
En este artículo te explicamos cuándo será obligatoria la factura electrónica, qué requisitos deberá cumplir y cómo puedes preparar tu empresa para afrontar esta transformación con tiempo y sin tomar decisiones precipitadas.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para empresas y autónomos?
La Orden HAC/1028/2026 se publicó en el Boletín Oficial del Estado el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor el 6 de octubre. Esta fecha activa el cómputo de los plazos previstos para la implantación de la factura electrónica obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales.
La adaptación se realizará por fases. Con carácter general, el calendario distingue entre quienes superan los ocho millones de euros de volumen de operaciones y el resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación de la normativa.
| Fecha | ¿A quién afecta? | Qué debes tener en cuenta |
|---|---|---|
| 6 de octubre de 2027 | Empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones superó los 8 millones de euros durante el año natural anterior. | Comienza la aplicación de la obligación para este primer grupo. |
| 6 de octubre de 2028 | Resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación. | Se inicia la aplicación para la mayoría de las pymes y los autónomos afectados. |
| 6 de octubre de 2029 | Determinadas personas físicas y entidades en atribución de rentas con un volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros. | Finaliza el plazo adicional previsto para determinadas obligaciones de comunicación de los estados de las facturas. |
Importante: el umbral de ocho millones de euros se calcula conforme al concepto de volumen de operaciones previsto en la normativa del IVA. Por tanto, no tiene por qué coincidir exactamente con la cifra de negocios que aparece en la contabilidad de la empresa.
Además, hay que tener en cuenta que existen excepciones y particularidades en función de la operación y del sujeto obligado. Por eso, antes de aplicar el calendario de forma automática, es recomendable comprobar qué obligaciones corresponden concretamente a tu actividad.
¿Qué cambia con la nueva factura electrónica obligatoria?
Uno de los aspectos más importantes de la nueva normativa es que una factura electrónica no será simplemente un PDF enviado por correo electrónico. El sistema exige trabajar con información estructurada, es decir, datos organizados en un formato que los programas informáticos puedan interpretar y procesar automáticamente.
Esta diferencia es esencial. Un documento PDF puede servir para visualizar una factura, pero no equivale por sí solo al formato estructurado que requiere el nuevo modelo de facturación electrónica B2B.
El sistema español contempla diferentes formatos y vías de intercambio que deben cumplir los requisitos establecidos en la normativa. En concreto, la solución pública de facturación electrónica regulada por la Orden HAC/1028/2026 utiliza el modelo europeo EN 16931 y la sintaxis UBL.
La transformación también afecta al seguimiento de las facturas. El sistema contempla la comunicación de determinados estados, como el rechazo de una factura o el pago efectivo completo. En los supuestos previstos por la normativa, también será necesario comunicar información relacionada con el vencimiento.
En la práctica, esto supone avanzar hacia un ciclo de vida electrónico de la factura: emisión, transmisión, recepción y seguimiento posterior. Para las empresas, el cambio no afecta únicamente al formato del documento, sino también a los procedimientos administrativos y de gestión de cobros.
¿Es obligatorio utilizar la plataforma de facturación de Hacienda?
No necesariamente. La normativa contempla un sistema español de factura electrónica compuesto por la solución pública gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y por plataformas privadas de intercambio que cumplan los requisitos establecidos.
Por tanto, las empresas y los autónomos podrán utilizar una plataforma privada o la solución pública, de acuerdo con las condiciones aplicables. También se contempla la posibilidad de combinar ambas vías.
Sin embargo, elegir una plataforma privada no significa que puedan ignorarse las obligaciones de interoperabilidad. Cuando se emitan facturas mediante una solución privada en lugar de utilizar la solución pública como medio de emisión, deberá remitirse a esta última una copia electrónica fiel de cada factura, en la sintaxis UBL y conforme a los requisitos normativos.
Esto implica que no basta con contratar cualquier programa de facturación. La solución elegida deberá estar preparada para intercambiar información correctamente y cumplir las exigencias técnicas que correspondan.
¿Qué debes preguntar a tu proveedor de software?
Si ya utilizas un programa de facturación o estás pensando en contratar uno nuevo, conviene consultar expresamente si está preparado para los requisitos de la factura electrónica obligatoria. Antes de tomar una decisión, revisa estos aspectos:
- Formatos estructurados: confirma que permite generar y gestionar facturas en los formatos admitidos por la normativa aplicable.
- Interoperabilidad: comprueba que puede intercambiar facturas con otras plataformas y con la solución pública cuando corresponda.
- Comunicación de estados: pregunta cómo gestiona el rechazo, el pago y el resto de los estados que deban comunicarse.
- Actualizaciones: solicita información sobre las adaptaciones previstas y las condiciones del servicio.
- Costes y formación: averigua si la transición requiere licencias adicionales, cambios de equipo o formación para el personal.
Anticiparse te permitirá comparar opciones con calma, evitar gastos innecesarios y elegir una herramienta que responda tanto a las necesidades actuales como a las futuras de tu negocio.
¿Qué deberían hacer ahora las pymes y los autónomos?
Aunque el calendario concede un plazo de adaptación, especialmente al grupo que deberá incorporarse con carácter general en octubre de 2028, lo más aconsejable es empezar a preparar el cambio desde ahora.
La implantación de la factura electrónica obligatoria puede afectar a la forma en que se emiten las facturas, se reciben las de los proveedores, se registran las operaciones y se controla el cobro. Por eso, es conveniente revisar los procesos completos, en lugar de centrarse exclusivamente en el programa informático.
Como punto de partida, te recomendamos seguir estos pasos:
- Identifica tu fecha de aplicación. Comprueba el volumen de operaciones de tu negocio conforme a la normativa del IVA y determina qué plazo te corresponde.
- Revisa el sistema actual. Analiza cómo emites, recibes, archivas y rectificas las facturas, y cómo haces el seguimiento de los cobros.
- Habla con tu proveedor tecnológico. Pide información concreta sobre la adaptación a la normativa, los plazos previstos y las posibles necesidades de migración.
- Comprueba la integración contable. Valora si el sistema facilita el registro de las operaciones y el intercambio de información con la contabilidad.
- Prepara a tu equipo. Si otras personas gestionan las facturas, asegúrate de que conocen los nuevos procedimientos y saben cómo actuar ante incidencias.
Un error habitual es esperar hasta la fecha límite para empezar a buscar soluciones. Si muchas empresas necesitan actualizar sus programas al mismo tiempo, la planificación anticipada puede facilitar la comparación de proveedores y la resolución de problemas antes de que la obligación sea exigible.
Factura electrónica y VeriFactu: ¿son lo mismo?
No. Aunque ambos conceptos están relacionados con la digitalización de la facturación y pueden requerir adaptaciones tecnológicas, la factura electrónica B2B y VeriFactu son obligaciones diferentes.
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales regula, principalmente, la expedición, el intercambio y la gestión electrónica de las facturas en las operaciones incluidas en su ámbito de aplicación.
VeriFactu, por su parte, se relaciona con los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación y con las condiciones de conservación, integridad, trazabilidad y, en su caso, remisión de los registros de facturación a la Administración tributaria.
| Aspecto | Factura electrónica B2B | VeriFactu |
|---|---|---|
| Objetivo | Regular el intercambio de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales. | Establecer requisitos para los sistemas informáticos de facturación. |
| Enfoque | Formato, intercambio, interoperabilidad y seguimiento de las facturas. | Integridad, conservación y trazabilidad de los registros de facturación. |
| Qué revisar | Compatibilidad con plataformas y formatos exigidos por el sistema B2B. | Adaptación del software a los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación. |
Por tanto, cumplir una de estas obligaciones no significa automáticamente cumplir la otra. Es importante analizar qué requisitos afectan a tu empresa y comprobar que el software seleccionado responde a cada uno de ellos.
¿Qué normativa regula la factura electrónica obligatoria?
Para conocer los requisitos con precisión, conviene acudir a las fuentes oficiales. La regulación se apoya, entre otras normas, en el Real Decreto 238/2026, que desarrolla el sistema de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, y en la Orden HAC/1028/2026, que regula los elementos técnicos y funcionales de la solución pública.
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE.
- Texto del Real Decreto 238/2026 en el BOE.
Consultar la normativa es útil, pero su aplicación práctica puede depender de las características de cada negocio, las operaciones realizadas y las obligaciones específicas que le correspondan. Si tienes dudas, es preferible revisarlas antes de implantar cambios en tus procesos administrativos.
Prepara tu empresa para la factura electrónica con tiempo
La publicación de la Orden HAC/1028/2026 convierte la factura electrónica obligatoria en un proyecto con fechas concretas. Para las empresas y los autónomos, el reto no consiste únicamente en sustituir un documento por otro, sino en adaptar sus herramientas y procedimientos a una forma de facturación más estructurada e interoperable.
La mejor estrategia es conocer el calendario que te afecta, comprobar las capacidades del software que utilizas y planificar los cambios con suficiente antelación. Así podrás valorar las opciones disponibles, organizar a tu equipo y reducir el riesgo de que la adaptación interfiera en el funcionamiento habitual del negocio.
En 347 Asesores te ayudamos a resolver tus dudas fiscales, contables y administrativas para que puedas tomar decisiones con mayor seguridad. Si quieres revisar cómo puede afectar la nueva factura electrónica a tu empresa o actividad profesional, contacta con nuestro equipo y agenda una reunión personalizada. Analizaremos tu situación y te orientaremos sobre los próximos pasos.
