Constituir empresa en España es ahora un proceso mucho más ágil gracias a la digitalización de numerosos trámites administrativos. Durante años, la creación de una sociedad limitada implicaba varios desplazamientos, citas presenciales y una gestión documental que podía retrasar el inicio de la actividad empresarial. Sin embargo, la normativa ha evolucionado para adaptarse a un entorno cada vez más digital y facilitar el emprendimiento.
Gracias a la transposición de la Directiva europea sobre digitalización de sociedades, hoy es posible constituir una empresa online, realizar determinados trámites mediante videoconferencia y, en muchos casos, evitar la comparecencia física ante notario. Este cambio supone un importante avance tanto para nuevos emprendedores como para empresas que buscan agilizar sus gestiones societarias.
En este artículo te explicamos en qué consiste esta reforma, cuáles son sus principales ventajas, qué requisitos deben cumplirse y cómo puede ayudarte un asesor especializado durante todo el proceso de constituir una empresa.
¿Qué ha cambiado para constituir una empresa en España?
La principal novedad es la incorporación de un sistema que permite constituir una sociedad limitada de forma completamente online, utilizando medios electrónicos y videoconferencia para el otorgamiento de la escritura pública.
Esta reforma responde a una obligación establecida por la Unión Europea, cuyo objetivo es facilitar que cualquier ciudadano pueda crear una sociedad limitada en cualquiera de los Estados miembros sin necesidad de desplazarse físicamente.
Hasta hace pocos años, incluso utilizando procedimientos telemáticos, era obligatorio acudir presencialmente al despacho del notario para formalizar la escritura de constitución. Ahora, gran parte del proceso puede desarrollarse de manera digital.
¿Es posible constituir una empresa sin acudir al notario?
La respuesta requiere un pequeño matiz. Aunque muchas personas hablan de constituir una empresa sin notario, realmente lo que permite la nueva normativa es realizar la intervención notarial de forma telemática, mediante videoconferencia y firma electrónica.
Es decir, el notario sigue siendo una figura imprescindible para constituir una sociedad limitada, pero ya no resulta necesario desplazarse físicamente en la mayoría de los casos.
Este sistema supone un importante ahorro de tiempo y facilita especialmente la creación de empresas cuando los socios se encuentran en distintas ciudades o incluso en diferentes países.
La digitalización facilita crear una empresa
Uno de los grandes objetivos de esta reforma es impulsar el emprendimiento reduciendo barreras administrativas. Poder crear una empresa mediante procedimientos digitales permite iniciar la actividad económica con mayor rapidez y simplificar numerosos trámites.
Entre las principales ventajas destacan:
- Reducción de desplazamientos.
- Mayor rapidez en la constitución.
- Tramitación íntegramente electrónica en muchos procedimientos.
- Mayor comodidad para los socios.
- Impulso a la digitalización empresarial.
Además, determinadas sociedades pueden llegar a constituirse en plazos muy reducidos cuando toda la documentación está correctamente preparada y no existen incidencias durante la tramitación.
¿Cómo funciona la constitución de una empresa por videoconferencia?
La gran novedad de la reforma es la posibilidad de realizar determinados actos notariales utilizando sistemas seguros de identificación electrónica y videoconferencia.
Durante este procedimiento, el notario verifica la identidad de los otorgantes, comprueba su capacidad jurídica y autoriza la escritura pública utilizando medios electrónicos.
Este sistema mantiene exactamente las mismas garantías jurídicas que la comparecencia presencial, pero ofrece mucha mayor flexibilidad para empresarios y emprendedores.
La videoconferencia resulta especialmente útil cuando existen varios socios que residen en distintas localidades o cuando los desplazamientos suponen una dificultad añadida.
¿Cuándo puede el notario exigir la comparecencia presencial?
Aunque la normativa apuesta claramente por la digitalización, existen determinadas situaciones en las que el notario puede solicitar la presencia física de alguno de los fundadores.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando existan motivos de interés público o cuando resulte necesario comprobar personalmente la capacidad del otorgante.
Por tanto, la posibilidad de constituir empresa online no elimina totalmente la comparecencia presencial, aunque sí la convierte en una excepción y no en la regla general.
Mucho más que crear una sociedad: otros trámites que también se digitalizan
La reforma no solo afecta al momento de constituir una empresa. También permite agilizar numerosos trámites societarios que anteriormente requerían reuniones presenciales.
Entre ellos encontramos:
- Ampliaciones de capital.
- Nombramiento o cese de administradores.
- Cambios de domicilio social.
- Determinadas actas de juntas generales.
- Otros actos mercantiles autorizados por la normativa.
Esta digitalización reduce considerablemente los tiempos de gestión y facilita la toma de decisiones en empresas cuyos socios se encuentran en diferentes ubicaciones.
Portal Notarial del Ciudadano y Registro Mercantil
La prestación de estos nuevos servicios digitales se realiza a través del Portal Notarial del Ciudadano, una plataforma diseñada para gestionar numerosos procedimientos notariales de forma electrónica.
Por su parte, el Registro Mercantil también incorpora nuevos servicios digitales gratuitos, facilitando el acceso a información básica sobre las sociedades inscritas y sus órganos de representación.
Todo ello contribuye a una mayor transparencia y simplifica el acceso a información mercantil por parte de ciudadanos y empresas.
¿Qué ventajas tiene constituir una empresa online?
Para quienes desean iniciar un nuevo proyecto empresarial, este nuevo sistema aporta beneficios muy importantes.
| Constitución tradicional | Constitución online |
|---|---|
| Desplazamiento obligatorio al notario. | Videoconferencia en la mayoría de los casos. |
| Mayor tiempo de organización. | Proceso mucho más ágil. |
| Dificultad para coordinar varios socios. | Los socios pueden intervenir desde distintos lugares. |
| Mayor dependencia de citas presenciales. | Mayor flexibilidad y disponibilidad. |
| Más gestiones físicas. | Digitalización de buena parte del procedimiento. |
Estas mejoras convierten el proceso de crear una empresa en una experiencia mucho más sencilla, especialmente para emprendedores que buscan rapidez y eficiencia.
Entrada en vigor de la nueva normativa
La implantación de este nuevo sistema no se produjo de forma inmediata, sino mediante diferentes fases legislativas.
La reforma relativa a la constitución de sociedades en línea entró en vigor el 10 de mayo de 2023.
Posteriormente, la reforma de la Ley del Notariado, que permite los otorgamientos mediante videoconferencia, comenzó a aplicarse el 9 de noviembre de 2023.
Finalmente, las modificaciones del Código de Comercio, la Ley Hipotecaria y la Ley 24/2001, que completan el nuevo sistema digital, entraron en vigor el 9 de mayo de 2024.
Con ello, España adapta definitivamente su normativa al marco europeo sobre digitalización de sociedades.
¿Qué debes tener en cuenta antes de constituir una empresa?
Aunque el procedimiento sea ahora mucho más sencillo, constituir una empresa continúa siendo una decisión importante que requiere planificación.
Antes de iniciar los trámites conviene analizar aspectos como:
- La forma jurídica más adecuada.
- El régimen fiscal aplicable.
- Las obligaciones contables y laborales.
- La estructura societaria.
- La responsabilidad de socios y administradores.
Elegir correctamente desde el principio puede evitar modificaciones posteriores que generen costes adicionales o dificultades administrativas.
La importancia del asesoramiento profesional
La digitalización ha simplificado muchos procedimientos, pero no elimina la necesidad de recibir un buen asesoramiento. De hecho, cuanto más sencillo parece un trámite, más importante resulta realizar correctamente todas las actuaciones previas.
Contar con un asesor especializado permite analizar cuál es la forma jurídica más conveniente, preparar toda la documentación necesaria y asegurarse de que el proceso de constituir una empresa se desarrolla sin incidencias.
Además, un asesor puede acompañarte una vez creada la sociedad para cumplir correctamente con todas las obligaciones fiscales, laborales, contables y mercantiles que surgen desde el primer día de actividad.
Conclusión
La posibilidad de constituir una empresa online representa uno de los avances más importantes de los últimos años en materia mercantil. La incorporación de la videoconferencia notarial y la digitalización de numerosos trámites permiten agilizar la creación de sociedades y facilitar el emprendimiento.
No obstante, cada proyecto empresarial presenta unas características distintas, por lo que antes de crear una sociedad resulta recomendable estudiar cuidadosamente cuál es la mejor opción desde el punto de vista jurídico, fiscal y laboral.
Si estás pensando en constituir una empresa, crear una sociedad limitada o necesitas asesoramiento sobre cualquier trámite mercantil, lo más recomendable es contar con profesionales especializados que puedan acompañarte durante todo el proceso.
Para ampliar información sobre la normativa puedes consultar la legislación vigente en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
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