La Agencia Tributaria ha publicado las FAQ sobre los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y el sistema VERIFACTU, marcando un cambio profundo en la forma de emitir, custodiar y verificar facturas. Si tu empresa emite facturas, es imprescindible prepararse ya para cumplir con los requisitos de Hacienda y evitar sanciones.
¿Qué es VERIFACTU y por qué importa a Hacienda?
VERI*FACTU es el modelo de facturación verificable propuesto por la AEAT para garantizar que las facturas sean auténticas, íntegras y trazables. Su objetivo es prevenir manipulaciones y mejorar la transparencia en la gestión contable y fiscal. Las empresas pueden usar la aplicación gratuita de la AEAT o software certificado por proveedores, siempre cumpliendo los estándares técnicos exigidos.
Clave 1 — ¿A quién afecta?
Este sistema afecta a todas las empresas y profesionales que emiten facturas, salvo quienes ya estén obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) o sistemas equivalentes. Es fundamental comprobar si tu empresa está dentro del ámbito, ya que muchos programas de facturación actuales necesitarán adaptación o certificación.
Responsabilidad del obligado tributario
La responsabilidad final recae sobre el contribuyente. Aunque delegues el mantenimiento en un tercero, debes exigir la declaración responsable y la certificación del software. No es solo un trámite: es tu garantía frente a Hacienda.
Clave 2 — Requisitos técnicos esenciales de los SIF
La AEAT resume los requisitos en cinco bloques principales:
- Integridad e inalterabilidad: los registros no deben poder modificarse sin dejar rastro.
- Trazabilidad: cada factura debe poder seguirse desde su emisión hasta su conservación.
- Conservación y accesibilidad: los datos deben ser legibles y seguros durante los plazos legales.
- Registro de eventos: altas, anulaciones y rectificaciones deben quedar registradas.
- Huella digital y firma: identificadores únicos que aseguran la autenticidad de la factura.
Si tu software actual no cumple con estos criterios, necesitarás actualizarlo o cambiar de proveedor. No cumplir estas normas puede derivar en sanciones y problemas ante inspecciones.
Clave 3 — Cómo funciona VERIFACTU
El sistema remite la información automáticamente a la AEAT en el momento de generar la factura. Se pueden incluir un código QR y la etiqueta «VERI*FACTU» para facilitar su verificación. Su uso inicial podría ser voluntario, pero se espera que se generalice rápidamente por la seguridad que ofrece y la reducción de riesgos frente a inspecciones.
Clave 4 — Qué exigir a tu proveedor
Al auditar tu software de facturación, revisa:
| Requisito | Qué pedir al proveedor |
|---|---|
| Declaración responsable | Documento firmado por el proveedor certificando cumplimiento con SIF y VERIFACTU. |
| Registro de eventos | Logs y pruebas de auditoría que demuestren trazabilidad. |
| Remisión a Hacienda | Capacidad de envío seguro y uso de certificados electrónicos válidos. |
| Acceso y conservación | Exportación legible y acceso durante los plazos legales. |
Si tu proveedor no garantiza estos aspectos, cambia de proveedor o utiliza temporalmente la aplicación gratuita de la AEAT.
Clave 5 — Procedimientos, colaboración y plazos
Hacienda plantea mecanismos de colaboración, permitiendo que el receptor de la factura también remita información. Se fomenta la participación de asociaciones y profesionales en pruebas técnicas. La adopción general será obligatoria en 2026, con plazos especiales para pymes y autónomos según su situación.
Recomendaciones prácticas
- Auditar el sistema de facturación actual.
- Solicitar declaración responsable y pruebas de trazabilidad.
- Evaluar la aplicación gratuita de la AEAT como solución temporal.
- Planificar migración y formación interna.
- Documentar procesos y conservar registros conforme a normativa.
Preguntas frecuentes sobre VERIFACTU
¿Puedo seguir usando mi software actual?
Depende. Si tu software cumple con los requisitos de trazabilidad, integridad, registro de eventos y remisión a Hacienda, sí. Si no, necesitarás actualizarlo o usar la app oficial de la AEAT.
¿Qué pasa si no adapto mi sistema antes de 2026?
No cumplir puede derivar en sanciones administrativas, recalculo de impuestos y problemas ante inspecciones. La adopción temprana evita riesgos y aporta ventaja competitiva.
¿Quién es responsable si el proveedor falla?
La responsabilidad última recae en la empresa o autónomo que emite la factura, aunque haya delegado la gestión del software. Por eso es crucial exigir la declaración responsable y verificar la certificación.
¿Qué beneficios aporta VERIFACTU?
Mejora la seguridad y trazabilidad de las facturas, reduce riesgos de inspección, facilita auditorías internas y permite demostrar cumplimiento ante terceros.
Resumen rápido — Pasos a seguir
- Actualizar o verificar tu software para cumplir los requisitos SIF y VERIFACTU.
- Pedir al proveedor la declaración responsable.
- Evaluar el uso temporal de la aplicación de la AEAT.
- Formar al equipo y documentar procedimientos.
En 347 Asesores revisamos tu software, comprobamos la conformidad con los requisitos y acompañamos a tu empresa en la transición a VERIFACTU. Una adaptación correcta es inversión en tranquilidad frente a Hacienda.
👉 Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto:
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